Pengertian Laporan
I. Laporan adalah :
Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara
tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang
(authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.
Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena
dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan
merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya
hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa
hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang
terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of
authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan
efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina
melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan
(laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat
yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang
perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang
sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa
bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan
organisasi.
II. Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya
laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi manfaat laporan bagi
perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2.
Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun
komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3. Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.
4. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya
dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Clear
Kejelasan
suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa,
istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan
dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja
didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga
dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya
merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut
diatas.
2. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan
menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak
muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat
harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan
bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak
mengerti.
3. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b.
Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting
tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang
sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul
dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan
menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang
didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
4. Tepat waktu dan cermat
Tepat
waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak
yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi
masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang
bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai
terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti
terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan
tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian
pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses
produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu
maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila
laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up
nya.
5. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap
dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan
waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan
diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh
saling bertentangan satu sama lain.
6. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7. Harus ada proses timbal balik
Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses
timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si
pembaca laporan.
Laporan juga berfungsi sebagai :
pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.
landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
alat untuk melakukan pengawasan.
dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.
Peneliti
haruslah menyusun laporan hasil penelitian dengan sebaik-baiknya.
Laporan penelitian akan bermanfaat khususnya bagi pihak-pihak sebagai
berikut :
A. PENELITI
Manfaat penyusunan laporan penelitian bagi peneliti adalah :
1. Merupakan bukti bahwa peneliti telah menemukan sesuatu.
2. Untuk menunjukkan hasil temuannya agar dikenal oleh banyak pihak (ilmuwan, pemerintah
serta masyarakat).
2. Membuat hasil penelitian menjadi lebih bermakna.
B. PARA ILMUWAN
Dengan
penemuan melalui penelitian, khasanah ilmu pengetahuan akan bertambah
luas. Penambahan ilmu berarti bertambah pula tempat berpijak bagi mereka
dalam mengembangkan pengetahuan lebih lanjut.
C. PEMERINTAH, BIROKRAT DAN PENGAMBIL KEBIJAKAN
Informasi
yang diperoleh dari penelitian akan bermanfaat bagi penentuan kebijakan
sehingga daya dukung kebijakan tersebut cukup kuat karena berupa data
actual.
D. MASYARAKAT LUAS
Dengan adanya informasi dari penelitian
ilmiah, kehidupan manusia menjadi lebih sempurna dan semakin mudah.
Contoh : penemuan listrik, telepon dan televisi.
III. Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan
haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui
prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan
mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
A. Pengumpulan data dan fakta
Laporan
yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun
memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
Jumlah tenaga kerja per bagian.
Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.
B. Pemindahan tabulating data dan fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai
observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah
melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut
bisa dilakukan dengan cara :
Pemilihan data berdasarkan pembedaan
cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal
perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai
dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel
sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa
memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika
hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
C. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini
termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat
ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya
kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah yang akan dibahas.
c. Batasan masalah.
d. Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
Kedua : Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :
a. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat analisa si pelapor.
c. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya
bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari
keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi
lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
Permasalahan.
Batasan masalah.
Hipotesa.
Latar belakang teori.
Bagian (part).
Bab-bab (chapters).
Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.
Ketiga : Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara
tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada
laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir
uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan
sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data,
fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu
bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan
pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi.
Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa
penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan
selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang
terpapar.
IV. Bentuk Laporan Resmi
Bentuk resmi dari suatu
laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan
soal-soal kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya.
Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal
dibawah ini :
a. Halaman judul.
b. Kata pengantar.
c. Daftar isi.
d. Daftar tabel.
e. Daftar gambar.
f. Pendahuluan.
g. Tubuh laporan.
h. Kesimpulan dan saran.
i. Daftar pustaka.
j. Lampiran.
k. Daftar petunjuk.
Isi
Laporan
berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan,
pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk
disampaikan kepada pihak lain.
Fungsi
Penyampaian laporan
biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini
adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi
kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan.
Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila
ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya. Atas
dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :
1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan
merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca
laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan
dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan
pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang
Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk
membuat keputusan di bagiannya sendiri.
Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan
pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan
sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi
syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah
laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai
bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar / akurat
Data
dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan
harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang
teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh
unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis laporan tidak boleh
memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap
netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi
informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi.
Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan rekomendasi
Yaitu
laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat
si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak
mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan
supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis
Yaitu
laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat
atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan Pertanggungjawaban
Di
mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang
dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif)
Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor
menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju
penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative
dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk naskah
Laporan
ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku,
dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
Laporan berbentuk Campuran
Laporan
ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat.
Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah
dilakukan.
Laporan berbentuk formulir.
Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik
Ditulis
dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula.
Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
V. SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada
dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3
bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan, bagian inti,
dan bagian penutup. Namun demikian, setiap laporan memiliki sistematika
yang khas. Berikut akan disajikan sistematika laporan secara umum,
sistematika artikel hasil penelitian, sistematika artikel nonpenelitian,
sistematika makalah, sistematika laporan penelitian, sistematika
laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.
A. Sistematika Laporan Secara Umum
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap
sistematika laporan itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian
utama itu ada bagian-bagian lagi yang dinamakan subbagian. Berikut
adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap jenis laporan.
Judul
Dalam
lembar judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah
menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan tersebut
ditulis/disampaikan.
Kata Pengantar
Dalam lembar kata
pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau
organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang
dilaporkan.
Daftar Isi
Seperti dalam sebuah buku, dalam
laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah
agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.
Abstrak/ringkasan
Abstrak
adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin)
satu-satunya bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan.
Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran
lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan ringkasan yang jelas
tentang rekomendasi yang akan diberikan.
Ruang Lingkup dan Tujuan
Bagian ini harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.